務時間の集計をしたり、社会保険や税金を天引きしたり、給与計算には手間と時間がかかります。また、労働関連法の改正や税制の改正も頻繁に行われるため、その都度、新しい情報を正しく理解し、計算に反映させなければなりません。
給与は従業員にとって労働の対価であり、計算のミスがあっては会社としての信頼を失ってしまいます。そのため、中小企業にとって、支給日までにミスなく作業をしなければならない給与計算の業務は非常に大きな負担になっているのではないでしょうか。
そんな中小企業の給与計算の負担を軽減するのが、アウトソーシングです。今回は、中小企業が給与計算のアウトソーシングをすべき理由についてご説明します。
給与計算のアウトソーシングとは
アウトソーシングとは、業務の一部を外部の業者に委託することです。したがって、給与計算のアウトソーシングとは、給与計算の業務を外部業者が代行することを意味します。アウトソーシングと言えば、大企業が業務の効率化を目指して行うものと捉えられることが少なくありません。しかし、限られた人材で業務を行っている中小企業こそ、アウトソーシングできる業務は外部に委託すると、人的パワーを本業に集中させ、生産効率を高めることができると言えます。給与計算は、複雑な処理と専門的な知識が必要な業務ですが、アウトソーシングしやすい業務でもあります。
中小企業が給与計算をアウトソーシングすべき理由とは
中小企業にこそ、給与計算をアウトソーシングするメリットは大きくなります。なぜ、中小企業に給与計算のアウトソーシングをおすすめするのか、その理由をご説明します。
コア業務に労働力を集中させられる
中小企業の中には、人事や総務の専任者を置かずに、他の業務を行っている人が給与計算業務も兼任しているケースがあります。場合によっては、経営者が従業員の給与計算をしている会社もあるでしょう。
給与計算の業務は、従業員一人ひとりの勤務時間を集計し、時間外労働時間をチェックしたり、有給消化の残日数を計算したりといった手間がかかります。しかし、給与計算の業務にいくら時間をかけても、売上がアップするわけではありません。給与計算の業務をアウトソーシングすれば、給与計算にかけている労力をコア業務に集中させることができるため、業績の向上につなげられる可能性があります。
給与計算のミスが減る
給与計算にミスがあれば、従業員に支払う金額が違ってしまうことになります。本来よりも少ない額を支払ってしまえば、従業員から苦情が入るだけでなく、従業員からの信頼を失ってしまう可能性もあるでしょう。反対に、本来よりも多い額を支払ってしまった場合は、返金を求めなければなりません。いずれにしろ、従業員にとって重要な給与の管理をしっかりできない会社だと判断されてしまえば、貴重な人材を流出してしまうリスクもあります。
給与計算のアウトソーシング会社であれば、給与計算の専門的な知識と豊富な経験があるため、勤怠情報等、給与計算に必要な情報を渡せば、ミスなく正しい給与計算ができます。
税制改正や法改正にも正確に対応できる
昨今では、働き方改革に伴って、労働法規の改正なども行われています。また、社会保険料や税制改正などがあると、その情報も給与計算に反映させなければなりません。正しく給与計算をするためには、これらの変更点を正しく理解しなければならず、人事・労務の専任担当者を置かない中小企業にとっては、負担の大きな作業となります。
給与計算のアウトソーシングをすれば、社内での対応は不要となり、代行会社が法令の改正に則った正しい処理をしてくれます。
年末調整などの業務の負担が減る
企業では、給料や賞与から概算で算出した所得税額を天引きしています。そのため、1年の所得額が確定する年末には、概算で天引きしていた所得税額と正しい所得税の過不足を清算する年末調整の業務が必要となります。
年末調整では、従業員が契約している生命保険や火災保険などの控除額を算出する保険料控除申告書や基礎控除、配偶者控除等の申告状況を確認する申告書などを回収し、正しい税額との差額を計算しなければなりません。
年末の忙しい時期の年末調整作業の負担は、大きなものです。企業によっては、この時期だけ派遣社員などを利用しているケースもあるでしょう。給与計算のアウトソーシングをすれば、年末調整も任せられるため、これまで年末調整を行ってきた従業員の負担も軽減し、さらに派遣社員等の人件費も削減できます。
担当者退職のリスクに備えられる
中小企業の場合、一人の担当者が給与計算を担当しているケースがあります。もし、給与計算の担当者が退職してしまったり、病気などにより休職をしたりといった事態が発生すれば、給与計算をできる人がいなくなり、給与の支払いが滞ってしまうリスクがあります。
人材の豊富な大企業であれば、給与計算に携わるスタッフも複数名いるため、このような状況に陥るリスクは低いはずです。しかし、中小企業が複数人で給与計算の担当をするケースはあまりなく、一人の担当者だけが給与計算のノウハウを持っているケースが多くなります。万が一、担当者の退職や休職という緊急事態が発生しても、すぐに後任者が採用できるとも限りません。給与計算のアウトソーシングを業者に依頼すれば、このような事態にも備えられます。
まとめ
中小企業にとって、給与計算の業務負担は大きなものでしょう。特に、師走の忙しい時期に作業が必要となる年末調整は、通常の給与計算に加えて所得税の差額計算も必要になるため、担当者にかかる負担は大きくなります。
給与計算をアウトソーシングすれば、給与計算を担う従業員や経営者にかかる負担を軽減し、正しく、ミスのない給与計算を実現できます。さらに、税制改正や法改正があった場合も対応を一任できるため、社内で細かな調整をする必要もなくなります。
従業員の人数が少ないからと、自社で給与計算をされている中小企業は少なくありません。しかし、従業員の少ない中小企業だからこそ、従業員の労働力をコア業務に集中させられる給与計算のアウトソーシングサービスを活用してみてはいかがでしょうか。
品川・横浜経理代行ステーションでは、給与計算の代行を承っています。給与や賞与の計算はもちろん、明細の発行までを代行しており、勤怠情報の自動集計ができるシステムもご提案しています。
給与計算のアウトソーシングを検討されているようであれば、ぜひ品川・横浜経理代行ステーションにご相談ください。
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