経理社員が退職することとなった場合、どのようなリスクが想定されるでしょうか。事前にリスクを把握しておくことで、退職後の対処や対策も取りやすくなります。
ここでは、経理社員が退職した際に想定されるリスクや注意点について紹介しています。経理知識のない社員だけで対処できる方法についても解説していますので、会社の経理業務を検討する際の参考としてもお役立てください。
経理社員が退職した場合に想定されるリスクは？
経理を担当している社員が退職した場合、以下のようなリスクが考えられます。
引継ぎがスムーズにいかないリスク
すべての経理社員が半年や1年前など、余裕を持って退職の意向を伝えられる訳ではありません。2週間前や1ヵ月前など、やむを得ない理由があり、突然の退職を止められないケースもあるでしょう。
退職までの期間が短い場合、求人を出してもすぐに応募者があるとは限らず、採用しても引継ぎまでの時間が限られていることも多いものです。
引継ぎ期間が短いと、業務に慣れない新しい担当者の負担が増えることとなり、早期に退職する連鎖が続く可能性も高まってしまいます。
退職する社員にとっては、退職すると決まった時から業務に対する責任感が緩んでしまう場合もあるでしょう。こうしたことも、充分な引継ぎができない理由となりやすいのです。
経理業務の引継ぎが十分にできなかったために取引先への振込や従業員への給与計算、売上請求書などにミスがあり、会社内だけでなく取引先にも取り返しのつかない迷惑をかけてしまったという事例もよくあります。
余分なコストがかかるリスク
引継ぎまでに余裕を持って採用したとしても、一時的に人手が多い状態となるため、引継ぎ期間中の人件費は高くなってしまいます。
退職する社員が相当なベテランである場合に、1人が担当していた業務を2人に振り分ける必要も出てくれば、コストの高い状態が継続することとなるでしょう。
ただ、一定の初期費用やコストを投入することで、経理業務の安定や安心に繋がるのであれば、必要経費であるという認識を持つことも大切です。
これまで経理社員への負担が大き過ぎなかったか、今後退職した場合のリスクを低減させる目的など、コスト感を見るには総合的に判断する必要があるでしょう。
企業会計原則へのリスク
企業会計は、「明瞭性」や「継続性」など、7つの会計原則を守って行われるべきであることが法令でさだめられています。
急にことなる会計処理や、継続性が途切れるような記帳や変更は避け、真実に基づいて処理することが大切です。
経理業務の引継ぎに問題があると、こうした会計原則が守られにくくなり、修正申告や税務調査のリスクにも繋がりかねません。
経理経験者といっても、会計の方法は企業によって大きくことなる場合もあります。
相当の経験や知識がない場合、経験者だからこそのミスや間違いなどが起こる可能性も考慮した方がよいでしょう。
このように、経理を担当する社員の退職には、さまざまなリスクが存在します。専門性の高い業務であり、間違いが信用問題となりやすい業務であるため、経理の引継ぎではこうしたリスクを避けることがより重要となるのです。
経理社員が退職しても大丈夫！安心して任せられる対処法
経理社員や担当者が退職しても安心して営業を続けるためには、以下のような対処法を検討してみましょう。
経理代行へ相談する
経理担当者の退職が判明した時点で、まずは経理代行会社へ相談しましょう。これまで社内で処理していた業務のうち、経理業務のサポートを受けられる業務があるか、その場合のコスト感や引継ぎに必要な資料といった点について確認することが大切です。
経理のアウトソーシングなどに強く、代行実績の多い専門の会社であれば、退職までの日が短くてもすぐに対応でき、会社の規模や状況に応じたアドバイスを受けることができるでしょう。
担当社員の分散
総務経理やひとり経理で任せていた社員が退職する場合、すぐに新しい経理スタッフを雇用するということが考えられますが、良い人材をすぐに採用することは困難です。
将来的なリスクを低減させるためにも、担当社員を分散させる、または社長自身が経理を引き継ぐことをおすすめします。
1人が退職しても支障の出ない業務を増やすことで、引継ぎにかかる期間やボリュームを軽減することができるでしょう。
専門性の高い経験や知識を持つ社員でなくても担当できるようにしたり、時短や在宅といった形態も併用すれば、コストを抑えることも可能です。
ただし、担当社員や社長は経理業務が本来の業務でないため、本来の業務に支障が出るリスクが発生いたします。
コストとリスク両面の対策には経理代行がおすすめ
経理業務の引継ぎにかかるリスクやコストを低減する方法として、経理代行サービスを利用する方法もあります。
経理代行は派遣会社など、さまざまな企業がサービスを提供していますが、企業会計原則を守りつつ、信頼できる経理代行サービスを利用したいなら、経理代行会社へ依頼するのがおすすめです。
オンライン相談や無料相談などを利用して、コストとリスクの両面について、納得できるまで問い合わせてみてはいかがでしょうか。
まとめ
経理社員や担当者が退職した場合、引継ぎがスムーズにいかないリスクや、人件費などのコストがかかるリスクに加え、会計処理や給与計算、振込などの経理業務自体が正しく行われなくなるリスクもゼロではなくなってしまいます。
こうしたコストやリスクを回避するには、担当業務を分散させる、経理代行サービスの導入も検討するとよいでしょう。