1. 導入の背景
ある中小企業で、長年勤めていた経理責任者が突然退職することになりました。
長年会社を牽引してきた先代社長の高齢による退任と同時に経理責任者も退職することになったため、新たに若い社長が急遽就任、企業にとって急な世代交代を迎えることになります。
退職する経理責任者は、会社のあらゆる財務情報を管理しており、それらの引継ぎが不十分な状態での退職であったため、経理業務の経験がない新社長は緊急対応の必要性を強く感じ、大きな不安を抱えていました。
２.導入前の問題点
同社は、経理責任者が一人で経理および関連業務を担当していたため、業務が属人化しておりマニュアルも存在せず、業務の流れや具体的な手順等、誰もその全容を把握していなかったのです。
突然の退職により、業務を整理して後任に引き継ぐ時間的猶予もなく、経理を任せることができる専門職の人材をすぐに雇用することも難しい状況。
その結果、「給与の計算方法がわからない」「支払った請求書を誰に渡すべきか」「売上請求書を誰がまとめるのか」「建て替えた旅費はいつ支払われるのか」「１か月後に迫った決算書の作成と提出をどうするか」等、社内では混乱が生じ、業務の遅れが発生していました。
この状況では銀行や投資家等、関係者との信頼関係が損なわれるおそれもあります。新社長は、経理責任者の突然の退職により、経理業務のみならず、人事、労務等の管理業務の全般的な見直しの必要性に迫られることになりました。
3. 経理代行ステーションの選定理由
市場には多くの経理代行サービスが存在しますが、東京横浜経理代行ステーションは、経理だけでなく総務・人事・会計を含むバックオフィス全般のシステムをオーダーメイドで構築できることが特長です。これが世代交代と担当者退職に伴う大幅な改善が求められていた当社のニーズに合致しました。
4. 導入プロセス
経理代行サービスの導入初期には、まず会計と給与計算のソフトを導入し、当社スタッフが会計・給与計算を代行しました。その後定期的に訪問し、企業の内部スタッフと協力しながら、重要な経理業務を引き継ぎました。
紙ベースでアナログに進められていた業務を徐々に作業をアナログからデジタルに移行し、併せてWEB給与明細、クラウド会計ソフトも導入しました。
その結果、会社組織全体を立て直すことに成功。
5. 導入後の変化と評価
経理代行サービスの導入後、企業は経理業務を中断することなく年度末の決算を完了することができ、以前に比べて税務申告が正確かつ迅速に行われるようになりました。スタッフも新しいプロセスに順応し、業務の効率が向上しました。
6. まとめ 小さな会社こそ、経理は外注を
経理担当者の退職は突然やってきます。時間的余裕のある退職ならまだしも、病気等本人も想定していなかった事情から急遽後任を探さなければならないかもしれません。このように、経理を少人数の担当者に一任することにはリスクが伴います。
経理担当者が退職しても、業務を支障なく続けるために、アウトソーシングは非常に効果的です。特に小さな会社では、外部の専門家に経理業務を委託することで、経理担当者の退職リスクを回避し、経営資源をより重要な事業開発に集中させることが可能です。経理代行ステーションでは、経理業務はもちろん、人事・総務・会計等のバックオフィス全般に関しても知見を持っており、オーダーメイドでのシステム導入が可能です。ぜひ一度ご相談ください。
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