経理代行とは、具体的に何をしてくれるサービス？

「経理代行という言葉は聞いたことがあるけれど、具体的に何を任せられるのかわからない」

「会計ソフトへの入力だけを代行してくれるサービスなのか、それとも請求書や給与計算まで依頼できるのか」

経理代行を検討している経営者の中には、このような疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

経理代行とは、会社で発生する日々の経理業務を、外部の専門会社に依頼するサービスです。

会計ソフトへの入力だけでなく、請求書の発行、入金確認、給与計算、振込準備、資金繰り表の作成など、会社の状況に応じて幅広い業務を依頼できます。

ただし、すべての経理代行会社が同じ業務に対応しているわけではありません。依頼できる範囲や社内に残す業務は、契約内容によって異なります。

この記事では、経理代行に具体的に何を依頼できるのか、記帳代行や税理士との違い、依頼する業務範囲の決め方についてわかりやすく解説します。

経理代行とは、日々の経理業務を外部に任せるサービス

経理代行とは、社内で行っている経理業務の一部または大部分を、外部の専門会社に任せるサービスです。

会社では、売上や経費が発生するたびに、さまざまな経理業務が必要になります。

たとえば、次のような業務です。

・領収書や請求書の内容を会計ソフトへ入力する

・取引先に請求書を発行する

・入金されているか確認する

・従業員の給与を計算する

・取引先への支払いを準備する

・毎月の売上や利益を確認する

・今後のお金の出入りを予測する

経理担当者がいる会社では、これらの業務を社内で処理します。

一方、経理担当者がいない会社や、社長が経理を兼任している会社では、毎月の経理作業が大きな負担になりやすくなります。

そのような場合に、経理代行を利用することで、社長や従業員が行っていた経理作業を外部へ移すことができます。

経理代行に依頼できる主な業務

経理代行に依頼できる業務は、会社や契約プランによって異なります。

一般的には、次のような業務を依頼できます。

記帳代行

記帳代行とは、領収書、請求書、預金通帳、クレジットカードの利用明細などをもとに、会計ソフトへ取引内容を入力する業務です。

具体的には、次のような作業を行います。

・売上の入力

・仕入れや外注費の入力

・交通費や消耗品費などの経費入力

・銀行口座の入出金の入力

・クレジットカード利用分の入力

・勘定科目の確認

・残高の確認

記帳が毎月完了していれば、会社の売上、経費、利益などを早めに確認できます。

一方、記帳が数か月遅れていると、現在の利益や資金状況がわからず、経営判断も遅れやすくなります。

経理代行の基本となる業務が、毎月の記帳です。

請求書の発行

取引先に送る請求書の作成や発行も、経理代行に依頼できる業務の一つです。

会社から請求先、請求金額、請求内容などの情報を共有し、その内容をもとに請求書を作成します。

対応範囲によっては、次のような業務も依頼できます。

・請求書の作成

・取引先へのメール送付

・郵送対応

・請求書の保存

・請求一覧表の作成

・翌月の請求予定の管理

請求書の発行が遅れると、入金時期も遅くなる可能性があります。

そのため、毎月決まった日に請求書を発行する仕組みを作ることが重要です。

売掛金と入金の管理

請求書を発行した後は、予定どおりに入金されているか確認する必要があります。

この入金確認や売掛金管理も、経理代行に依頼できます。

具体的には、次のような業務です。

・請求金額と入金額の照合

・未入金になっている取引先の確認

・入金予定日の管理

・売掛金一覧表の作成

・社内担当者への未入金の報告

請求書を発行しただけで安心してしまい、入金確認ができていない会社も少なくありません。

未入金を放置すると、売上は計上されているのに、実際のお金が入ってこない状態になります。

売掛金管理を整えることは、資金繰りを安定させるうえでも重要です。

なお、取引先への督促連絡まで代行できるかどうかは、経理代行会社や契約内容によって異なります。

給与・賞与計算

従業員の給与や賞与の計算も、経理代行に依頼できる場合があります。

給与計算では、次のような情報をもとに支給額を計算します。

・勤務日数

・労働時間

・残業時間

・欠勤や遅刻

・通勤手当

・各種手当

・社会保険料

・所得税

・住民税

給与計算を依頼する場合でも、勤怠情報の確認や変更事項の連絡は、社内で行う必要があります。

たとえば、入社や退職、昇給、住所変更、扶養家族の変更などがあった場合は、早めに経理代行会社へ伝えます。

給与計算だけでなく、給与明細の発行や振込データの作成まで依頼できる場合もあります。

ただし、社会保険や労働保険に関する手続きは、必要に応じて社会保険労務士などの専門家と連携して進めます。

振込準備と支払管理

取引先への支払いや経費の精算など、毎月の振込業務を依頼できる経理代行会社もあります。

主な業務は次のとおりです。

・請求書の内容確認

・支払期限の管理

・振込先と金額の一覧作成

・インターネットバンキングへの振込データ入力

・支払予定表の作成

・振込後の会計処理

振込業務を外注する場合は、安全な承認方法を決めることが重要です。

たとえば、経理代行会社が振込データを作成し、最終的な承認は社長や社内責任者が行うという流れにします。

振込を入力する担当者と、承認する人を分けることで、入力間違いや不正のリスクを減らせます。

経理代行会社がどこまで操作するのか、最終承認を誰が行うのかは、契約前に確認しておきましょう。

経費精算

従業員が立て替えた交通費、出張費、備品代などの経費精算も、経理代行に依頼できます。

具体的には、次のような業務です。

・領収書の確認

・申請内容の確認

・経費科目の分類

・精算金額の集計

・振込データの作成

・会計ソフトへの入力

紙の領収書やExcelで経費精算を行っている会社では、確認や集計に時間がかかりやすくなります。

クラウド型の経費精算システムを導入し、スマートフォンから領収書を提出できるようにすると、社内の負担も減らしやすくなります。

月次試算表の作成と数字の確認

毎月の記帳が完了すると、月次試算表を作成できます。

月次試算表とは、会社の売上、経費、利益、資産、借入金などを毎月確認するための資料です。

経理代行を利用する目的は、単に入力作業を終わらせることだけではありません。

毎月の数字を早めに確認できる状態を作ることで、次のような判断がしやすくなります。

・売上が計画どおりに伸びているか

・経費が増えすぎていないか

・利益が出ているか

・資金が不足する可能性はないか

・新しい採用や投資をしてもよいか

ただし、経理代行会社によっては、会計ソフトへの入力までで業務が終了し、数字の説明までは含まれていない場合があります。

月次試算表をいつまでに作成してもらえるのか、数字の説明も受けられるのかを確認することが大切です。

資金繰り管理

資金繰り管理とは、会社に入ってくるお金と、会社から出ていくお金を予測し、将来の残高を確認することです。

利益が出ている会社でも、支払いに必要なお金が不足すると、事業を続けられなくなる可能性があります。

そのため、売上や利益だけでなく、預金残高や今後の支払予定も確認しなければなりません。

資金繰り管理では、一般的に次のような項目を整理します。

・現在の預金残高

・売掛金の入金予定

・仕入れや外注費の支払予定

・給与や社会保険料の支払予定

・税金の支払予定

・借入金の返済予定

・設備投資などの大きな支出

資金繰り表を作成することで、数か月先にお金が不足する可能性を早めに確認できます。

不足が予想される場合も、早い段階で金融機関への相談や支出の見直しを進められます。

融資や銀行対応のサポート

経理代行会社によっては、銀行融資や金融機関とのやり取りまで支援しています。

たとえば、次のようなサポートです。

・借入金一覧の作成

・月次試算表の準備

・資金繰り表の作成

・事業計画に必要な数字の整理

・金融機関へ提出する資料の準備

・金融機関との面談に向けた準備

銀行から融資を受ける際には、会社の現在の数字や今後の見通しを説明する必要があります。

毎月の経理が遅れていると、最新の試算表を提出できず、融資の相談を進めにくくなることがあります。

記帳、月次試算表、資金繰り表をつなげて管理することが、銀行対応をスムーズにするポイントです。

クラウド経理の導入と自動化

経理代行は、現在の作業をそのまま引き受けるだけのサービスではありません。

経理業務の進め方を見直し、クラウド会計や各種システムを使って、作業を減らす支援を行う会社もあります。

たとえば、次のような仕組みです。

・銀行口座と会計ソフトを連携する

・クレジットカードと会計ソフトを連携する

・請求書をクラウド上で発行する

・領収書をスマートフォンで提出する

・給与明細をオンラインで発行する

・経費精算をクラウド上で承認する

経理を外注する際に、紙やExcelを使った現在の流れをそのまま残すと、思ったほど業務が減らないことがあります。

経理代行の導入を機に、資料の提出方法や承認方法まで見直すことで、社内に残る作業も減らしやすくなります。

経理代行と記帳代行の違い

記帳代行は、領収書や請求書などをもとに、会計ソフトへ取引内容を入力するサービスです。

一方、経理代行は、記帳に加えて、請求書発行、入金確認、給与計算、振込準備、資金繰り管理など、より広い業務を対象にします。

簡単に分けると、次のようになります。

記帳代行

会計ソフトへの入力や帳簿作成が中心です。

経理代行

記帳だけでなく、会社の日常的な経理業務全体を対象にします。

社内に経理担当者がいて、入力作業だけが遅れている場合は、記帳代行だけでも負担を減らせる可能性があります。

一方、社長が請求書発行、入金確認、給与計算、支払いまで行っている場合は、経理代行としてまとめて相談したほうがよいでしょう。

経理代行と税理士の違い

経理代行会社と税理士では、主な役割が異なります。

経理代行会社は、日々の経理作業を進める役割を担います。

税理士は、決算、税務申告、税金に関する相談などを担当します。

経理代行会社が作成した毎月の会計データをもとに、税理士が決算や税務申告を行うという連携も可能です。

すでに顧問税理士がいる会社でも、日常の経理業務だけを経理代行会社に依頼できます。

ただし、経理代行会社と税理士の役割分担が決まっていないと、資料の受け渡しや確認に時間がかかることがあります。

依頼前に、次の内容を確認しておきましょう。

・毎月の記帳は誰が行うのか

・会計データを税理士へ渡す時期

・決算や申告は誰が担当するのか

・税理士からの質問に誰が回答するのか

・給与や年末調整を誰が担当するのか

経理代行でも社内に残る業務がある

経理代行を利用しても、会社側の作業が完全になくなるとは限りません。

一般的には、次のような業務は社内に残ります。

・売上や請求金額の確定

・従業員の勤怠確認

・経費申請の承認

・取引先への支払いの最終承認

・経営に関する最終判断

・経理代行会社への資料提出

経理代行会社は、会社から共有された情報をもとに作業を進めます。

そのため、請求内容や勤怠情報、領収書などが届かなければ、経理業務を完了できません。

経理代行は、すべてを無条件に丸投げするサービスではなく、会社と代行会社で役割を分けて経理を進めるサービスです。

どこまで経理代行に依頼するべき？

最初からすべての経理業務を外注する必要はありません。

まずは、現在誰がどの業務を行っているのかを整理しましょう。

たとえば、次のように分けます。

・社長が行っている業務

・経理担当者が行っている業務

・税理士が行っている業務

・他の従業員が行っている業務

・現在処理できていない業務

そのうえで、負担が大きい業務や、遅れが発生している業務から外注します。

よくある依頼方法には、次のようなものがあります。

記帳だけを依頼する

社内で請求書や給与計算はできているものの、会計ソフトへの入力が遅れている会社に向いています。

記帳と請求業務を依頼する

社長が請求書を作成し、入金確認まで行っている会社に向いています。

給与計算や支払いまで依頼する

経理担当者が退職した会社や、社長が日常経理のほとんどを担当している会社に向いています。

資金繰りや銀行対応まで依頼する

毎月の数字は出ているものの、将来の資金残高や借入の判断までできていない会社に向いています。

まずは一部の業務から依頼し、運用が安定してから依頼範囲を広げる方法もあります。

経理代行が向いている会社

経理代行は、特に次のような会社に向いています。

・社長が自分で経理を行っている

・経理担当者が1人しかいない

・経理担当者が退職する予定になっている

・経理担当者を採用しても定着しない

・毎月の記帳や試算表作成が遅れている

・請求漏れや入金確認漏れが発生している

・給与計算や振込業務の負担が大きい

・今後の資金繰りが見えていない

・経理業務をクラウド化したい

・経理担当者を採用するほどの業務量ではない

経理担当者を新しく採用する場合は、求人募集、面接、教育、引継ぎなどに時間がかかります。

採用後も、担当者が休職や退職をすれば、再び経理が止まる可能性があります。

経理代行では、会社ではなく専門会社と契約するため、特定の担当者だけに業務が集中する状態を減らしやすくなります。

経理代行を依頼する前に確認すること

経理代行を依頼するときは、料金だけでなく、次の内容を確認しましょう。

・依頼できる業務の範囲

・依頼できない業務

・毎月の資料提出期限

・月次試算表が完成する時期

・追加料金が発生する業務

・担当者への連絡方法

・会計ソフトや請求システムへの対応

・税理士との連携方法

・振込業務の権限と承認方法

・資金繰り管理や銀行対応の有無

「経理代行」という同じ名前のサービスでも、対応範囲は会社によって異なります。

会計ソフトへの入力だけを行う会社もあれば、請求、給与、支払い、資金繰り、銀行対応まで支援する会社もあります。

自社が困っている業務を具体的に伝え、どこまで対応してもらえるかを確認することが重要です。

経理代行についてよくある質問

経理業務をすべて丸投げできますか？

会社の状況や経理代行会社の対応範囲によっては、日常経理の大部分を依頼できます。

ただし、請求金額の確定、勤怠の確認、経費の承認、振込の最終承認など、会社側で行う業務もあります。

依頼前に、会社と経理代行会社の役割分担を決めておきましょう。

顧問税理士がいても経理代行を利用できますか？

顧問税理士がいる会社でも経理代行を利用できます。

経理代行会社が毎月の記帳や請求業務を行い、顧問税理士が決算や税務申告を担当する形が一般的です。

会計データの共有方法や提出時期を事前に決めておくと、連携がスムーズになります。

経理代行は一部の業務だけでも依頼できますか？

記帳だけ、給与計算だけ、請求書発行だけなど、一部の業務から依頼できる場合があります。

最初は負担の大きい業務だけを依頼し、必要に応じて依頼範囲を広げる方法もあります。

経理代行を利用すると経理担当者は不要になりますか？

必ずしも経理担当者が不要になるわけではありません。

会社の規模や取引量によっては、社内担当者と経理代行会社が分担したほうが効率的な場合もあります。

経理担当者が本来行うべき確認業務や経営資料の作成に集中し、入力や定型作業を外部に任せる使い方も可能です。

まとめ

経理代行とは、会計ソフトへの入力だけでなく、請求書発行、売掛金管理、給与計算、振込準備、資金繰り管理など、会社の日常的な経理業務を外部に任せるサービスです。

依頼できる主な業務には、次のようなものがあります。

・記帳代行

・請求書の発行

・売掛金と入金の管理

・給与・賞与計算

・振込準備と支払管理

・経費精算

・月次試算表の作成

・資金繰り管理

・融資や銀行対応のサポート

・クラウド経理の導入と自動化

ただし、実際に依頼できる範囲は経理代行会社によって異なります。

まずは現在の経理業務を一覧にし、社内に残す業務と外部へ任せる業務を整理することが大切です。

横浜・東京 経理代行ステーションでは、記帳代行だけでなく、給与・賞与計算、請求書発行、売掛金管理、振込代行、資金繰り管理、融資・銀行対応など、会社の状況に合わせた経理代行をご提案しています。

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「経理担当者が退職するため、業務を引き継いでほしい」

「社長が行っている経理業務を減らしたい」

このようなお悩みがある場合は、現在の経理業務を整理するところからご相談いただけます。

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