経理代行はいつ依頼すべき？中小企業が外注を考えるタイミングは？

7 分前
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「経理代行に興味はあるけれど、いつから依頼すればいいのかわからない」

「今は社内で何とか回っているので、まだ外注するほどではないのでは？」

このように考えている中小企業の経営者は少なくありません。

結論からいうと、経理代行を検討すべきタイミングは、経理業務そのものが止まってからではなく、『今のやり方を続けることに負担や不安が出てきたとき』です。

特に、

・経理担当者が退職する、または退職しそう

・社長自身が経理に多くの時間を使っている

・月次の数字がなかなか出てこない

・経理担当者を採用できない

・会社の資金繰りがよく見えていない

という状況が一つでもある場合は、経理代行を検討するタイミングといえます。

経理代行は、「社内で経理ができなくなった会社だけが使うサービス」ではありません。

経理に問題が起きる前に業務を整理し、会社が成長しても安定して経理を回せる体制をつくるために利用することもできます。

この記事では、中小企業が経理代行を検討すべき具体的なタイミングと、外注するかどうかの判断基準について解説します。

経理代行を検討すべき5つのタイミング

経理代行が必要かどうかを、会社の売上や従業員数だけで判断するのは難しいものです。

重要なのは、現在の経理体制に負担やリスクが生じているかどうかです。

次の5つは、特に経理代行を検討したいタイミングです。

1．経理担当者が退職する、または退職しそうなとき

最もわかりやすいタイミングが、経理担当者の退職です。

中小企業では、一人の経理担当者が、

・会計ソフトへの入力

・請求書発行

・入金確認

・支払い準備

・給与計算

・税理士との連絡

などをまとめて担当していることがあります。

この担当者が退職すると、単に人が一人減るだけではありません。

「誰が何をすれば毎月の経理が回るのかわからない」という状態になる可能性があります。

後任を採用する方法もありますが、採用から教育までには準備が必要です。

そのため、退職が決まった段階で、採用だけでなく経理代行も選択肢に入れておくことが重要です。

すでに退職してしまい、十分な引継ぎができていない場合でも、まず支払い、請求、給与、会計ソフトなどの状況を整理し、止めてはいけない業務から対応していきます。

2．社長自身が経理に時間を取られているとき

創業直後や小規模な会社では、社長自身が経理を担当していることも珍しくありません。

最初のうちは取引件数も少ないため、それほど負担を感じないことがあります。

しかし会社が成長すると、

「請求書を作らなければならない」

「入金を確認しなければならない」

「領収書を整理しなければならない」

「振込をしなければならない」

といった作業が徐々に増えていきます。

毎月数時間で済んでいた経理が、気づけば毎週のように社長の時間を使うようになることもあります。

この段階では、単純に「経理作業ができるか」ではなく、社長が経理を続けることが会社全体にとって効率的なのかを考える必要があります。

営業、採用、商品開発、顧客対応など、社長にしかできない仕事が増えているのであれば、経理を外部へ任せるタイミングです。

3．月次の数字が出るのが遅くなっているとき

経理代行を検討するうえで見落とされやすいのが、「毎月の数字がいつわかるか」です。

たとえば7月の売上や利益が、9月や10月にならなければわからない状態では、経営判断に利用できる数字とは言いにくくなります。

売上が増えていても、

・利益が残っているのか

・経費が増えていないか

・どの事業が利益を出しているのか

・現預金が今後どのくらい残るのか

まで確認できなければ、会社の状態を正確につかみにくくなります。

特に、領収書や請求書がたまってからまとめて処理している会社では、月次処理が遅れやすくなります。

このような場合は、単に記帳作業を外注するだけではなく、資料回収や請求、入金確認などを含めた経理フローそのものを見直す方法があります。

「決算のために経理をする」のではなく、「経営判断に使える数字を早く把握する」必要が出てきたときも、経理代行を検討するタイミングです。

4．経理担当者を採用してもなかなか決まらないとき

経理担当者が必要になったとき、「まず正社員を採用しよう」と考える会社も多いでしょう。

もちろん、社内に専任の経理担当者を置く方法が適している会社もあります。

一方で、中小企業では、

・募集しても応募が集まらない

・経験者を採用できない

・採用後に教育する人がいない

・せっかく採用しても退職してしまう

といった問題が起きることがあります。

特に「経理業務は必要だが、一人分の仕事量があるわけではない」という会社では、正社員採用だけが選択肢ではありません。

記帳や請求書発行、給与計算、支払い準備など、必要な業務だけを外部へ切り出す方法もあります。

採用活動を長期間続けて社長や社員の負担が増えているのであれば、一度「本当に一人採用する必要があるのか」を整理してみるとよいでしょう。

5．資金繰りに不安を感じ始めたとき

「売上は伸びているのに、なぜかお金が増えない」

「数か月後に資金がいくら残っているのかわからない」

このような状況も、経理体制を見直すタイミングです。

会社経営では、利益だけではなく、実際のお金の出入りを確認する必要があります。

売上が計上されても入金されるまで時間がかかることがありますし、借入金の返済、税金、賞与、大きな設備投資などによって一時的に現金が大きく減る場合もあります。

そのため、現在の預金残高だけを見るのではなく、今後の入出金予定を整理することが重要です。

経理代行会社の中には、記帳だけでなく資金繰り表の作成や経営数字の管理まで対応しているところもあります。

横浜・東京経理代行ステーションでも、日々の経理業務に加えて資金繰り管理やクラウドサービスを活用した経理体制の構築を支援しています。

経理業務が止まるまで待つ必要はない

経理代行について、

「今すぐ困っているわけではないから、まだ必要ない」

と考えることもあるでしょう。

しかし、経理担当者が突然退職したり、処理が数か月遅れたりしてから外注先を探すと、最初に「何がどうなっているのか」を確認するところから始めなければなりません。

一方、まだ経理が回っている段階であれば、

・現在どのような業務があるか

・誰が担当しているか

・毎月いつまでに処理しているか

・どの業務を社内に残すか

・どの業務なら外部へ任せられるか

を落ち着いて整理できます。

経理代行は、問題が起きた後の緊急対応だけではなく、問題が起きにくい経理体制をつくるためにも利用できます。

反対に、まだ経理代行を急がなくてもよい会社は？

すべての会社がすぐに経理代行を利用する必要があるわけではありません。

たとえば、

・社内に十分な経験を持つ経理担当者がいる

・担当者が休んでも別の人が対応できる

・業務内容や手順が整理されている

・毎月早い段階で数字を確認できている

・社長が資金繰りを把握できている

という会社であれば、現時点で無理に外注する必要はないでしょう。

大切なのは、「経理代行を使うか使わないか」ではなく、現在の経理体制で会社経営に支障がないかを確認することです。

経理代行を依頼する前に整理しておきたい3つのこと

実際に経理代行を検討するときは、いきなりすべてを外注する必要はありません。

まず、次の3点を整理します。

現在行っている経理業務を一覧にする

請求書発行、入金確認、支払い、給与計算、記帳など、毎月発生している業務を書き出します。

社内に残したい業務を決める

たとえば、最終的な振込承認は社長が行い、振込データの作成までを外部に任せるという分け方もできます。

一番困っている業務から外注を検討する

すべてを一度に変える必要はありません。

「記帳が遅れている」

「請求書発行に時間がかかる」

「経理担当者の退職が決まった」

など、優先順位の高いところから外注する方法があります。

横浜・東京経理代行ステーションでは、会社ごとの状況を確認したうえで、必要な業務を組み合わせた経理体制を提案しています。記帳、請求書発行、入金・支払い管理、給与計算など、経理周辺の業務について相談できます。

経理代行を検討するタイミングに迷ったら、まず現在の経理体制を確認する

経理代行を依頼すべき代表的なタイミングは、次の5つです。

経理担当者が退職する、または退職しそう
社長自身が経理に時間を取られている
月次の数字が出るのが遅い
経理担当者を採用できない
資金繰りに不安がある

一つでも当てはまるからといって、必ずすべての経理を外注しなければならないわけではありません。

まず現在の経理業務を整理し、「社内で続ける業務」と「外部へ任せたほうがよい業務」を分けることが重要です。

横浜・東京経理代行ステーションでは、経理業務の現状整理から相談でき、関東圏での相談やオンラインでの無料相談にも対応しています。

「今の経理体制をこのまま続けてよいのかわからない」

「採用と経理代行のどちらがよいか判断できない」

「何を外注できるのか一度整理したい」

という段階でも問題ありません。

経理に大きな問題が起きてからではなく、少しでも負担や不安を感じ始めた段階で、一度現在の経理体制を整理してみることをおすすめします。

横浜･東京経理代行ステーション