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経理担当が突然辞めたら?社長が代わりにやる方法と初動対応ガイド

  • 執筆者の写真: 恵 菅原
    恵 菅原
  • 7月22日
  • 読了時間: 10分

更新日:7月23日

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「経理の担当者が急に辞めてしまった」

「給与振込の締切が明日なのに、やり方がわからない」

「誰にも相談できず、自分で何とかするしかない…」


そんな緊急事態に直面して、このページにたどり着いたのではないでしょうか。


経理担当がいない状態で、社長がすべての業務を代わりにこなすのは本当に大変です。

売上や仕入れの管理、請求書の発行、給与計算、税理士とのやりとり──

普段なら経理が担ってくれていたこれらの作業が、突然、全部自分の肩にのしかかってきます。


「どこから手をつけていいのかわからない」

「このまま会社が回らなくなるんじゃないか」

そんな不安を抱えながらも、今日も業務は止まってくれません。


このコラムでは、そんな今まさに経理のピンチに直面している社長の方に向けて、

「社長自身が最低限の経理業務を代行する方法」と、

「いつ、どのように外部の力を借りるべきか」を、わかりやすくまとめています。


経理の専門知識がなくても、クラウド会計ソフトを使った基本的な記帳方法や、

今すぐに対応すべきこと、外注を検討するタイミングまで網羅していますので、

焦らず、一つずつ読み進めてみてください。


あなたの会社が止まらず、スムーズに次の一手を打てるよう、

実務経験豊富な「経理代行ステーション」がサポートいたします。



1. 経理担当がいなくなった!社長がとるべき初動対応3ステップ

経理担当が突然いなくなった場合、最も重要なのは「まず社長が冷静に状況を把握すること」です。

焦ってやみくもに手をつけてしまうと、ミスや混乱を招き、かえって業務が滞ってしまう可能性があります。

ここでは、社長がとるべき最初の3ステップをわかりやすくご紹介します。


【STEP1】まずは「期限がある業務」を洗い出す

今すぐ着手すべきは、「期限が決まっている業務」が何かを確認することです。


たとえば:

  • 給与振込(毎月25日など)

  • 請求書の発行・送付日

  • 支払予定日(家賃、仕入れ、外注費など)

  • 税金や社会保険料の納付期限(源泉税、消費税、住民税など)


これらは会社の信用や従業員の生活に直結する部分です。

「今日・明日中にやらないと困ること」から優先的にスケジュールを立てましょう。



【STEP2】経理資料・データをすべて集める

次に、経理業務に必要な書類やデータをかき集めます。


確認・確保しておきたいもの:

  • 請求書、領収書、レシート類

  • 通帳・ネットバンキングのID/パスワード

  • 給与計算に使っていたファイル(Excelなど)

  • 会計ソフトのログイン情報(freee、マネーフォワード、弥生会計など)

  • 税理士や社労士とのやりとり履歴(メールやLINE)


「どこに何があるか分からない…」というケースもあると思いますが、

元経理担当者が使用していたPCや引き出し、共有フォルダなどを念入りにチェックしてみてください。


【STEP3】社内外の「頼れる人・ツール」の把握

最後に、経理を少しでもスムーズに回すために使える「外部資源」を確認します。


  • 税理士:どこの事務所と契約しているか?経理業務の範囲は?

  • 社労士:給与計算や社会保険の手続きは誰がやっていたか?

  • 会計ソフト:誰が操作していたか?マニュアルは残っているか?

  • 銀行やクレジットカード:連携状況や権限はどうなっているか?


「経理担当が一人で全部抱えていて、誰も状況を知らない…」という場合でも、

意外と税理士や社労士に聞くと重要な情報が得られることがあります。まずは連絡を取り、現在の状況を共有しておきましょう。


💬【ここがポイント】 経理業務を代わりにやる前に「今何が必要で、どんな期限があるのか」を整理することが、トラブル回避の第一歩です。


次のセクションでは、社長自身が最低限こなすべき経理業務を具体的にご紹介します。「全部を完璧にやる必要はない」という視点でお読みください。




2. 社長が代わりにやるべき経理業務|最低限こなす5つの仕事

「経理の人が辞めたからといって、自分が完璧にすべての経理をこなせるわけがない」

——そう考えるのは当然ですし、実際その通りです。


経理業務には専門知識や経験が必要な部分も多くあります。

ですが、会社が止まらないようにするために、最低限やらなければならない仕事は存在します。


ここでは、“社長が代わりにやるべき5つの経理業務”を、できるだけシンプルに整理してご紹介します。


① 請求書の発行と入金確認

売上の回収が止まれば、会社のキャッシュが回りません。

  • 毎月の請求書を出せているか

  • 取引先への送付方法(郵送・PDF・専用システムなど)は何か

  • 入金日と金額が合っているか確認できているか


ExcelやGoogleスプレッドシートで簡易的な台帳を作るだけでもOKです。

※freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計を使っている場合、請求書作成機能も備わっています。


② 経費や仕入れの支払い管理

仕入先や業務委託先への支払いを滞らせると、信頼関係に影響します。

  • 支払予定表があるか

  • 取引先からの請求書を期限までに確認できているか

  • ネットバンキングの操作権限があるかどうか


「〇月分の支払は誰が把握していたのか」を最初に確認しておくのがポイントです。



③ 給与の計算と振込

従業員がいる場合、給与の支払いは最優先事項です。

  • 勤怠データや固定給のデータはどこに保管されているか

  • 給与明細はどう作っていたか(Excel?専用ソフト?)

  • 源泉所得税や社会保険料の計算はどうしていたか


社労士と契約している場合は、一部対応してもらえることがあります。

まずは連絡を取り、対応可能な範囲を確認してみましょう。



④ 通帳・領収書などの整理と保管

経理担当者がいない間も、日々の証拠資料(エビデンス)はしっかり残すことが大切です。

  • 支払いや経費のレシート・領収書を捨てずに保管

  • 通帳やクレカ明細は定期的にダウンロード・印刷しておく

  • 入出金のメモや用途を簡単に記録しておく


→ あとから経理代行や税理士に引き継ぐときにも助かります。



⑤ 会計ソフトへの入力(記帳)

「記帳」は本来、経理担当が行う専門的な作業ですが、

現時点では“ざっくりとした入力”でもOKです。

  • 会計ソフトに連携されている口座・カードの明細を確認

  • 支払いや入金の用途を大まかに分類(例:売上、消耗品費、通信費など)

  • 「わからない取引」は空欄のままでもOK(あとで専門家が修正可能)


大事なのは、「まったく記録がない状態」を防ぐことです。


💡 ポイントまとめ

・5つすべてを完璧にこなす必要はありません

・「まずは止めないこと」を意識して取り組みましょう

・あとから専門家に任せる前提で、痕跡(証拠)を残すことが大切です



次のセクションでは、「では実際に会計ソフトをどう使えばいいのか?」について、初心者向けに解説していきます。




3. 実際どうやる?会計ソフトでの記帳の超基本

「記帳は大事なのはわかるけど、ソフトの操作なんて無理だよ…」

そう感じている方も多いのではないでしょうか?


実は最近の会計ソフトは、経理未経験の社長でも使えるように設計されているものがほとんどです。


ここでは、代表的なクラウド会計ソフトを使って、最低限の記帳を始めるための超基本ステップをご紹介します。



よく使われるクラウド会計ソフト3選

まず、あなたの会社がどのソフトを使っているか確認してみてください。

ソフト名

特徴

freee会計

初心者向け。スマホでも使いやすい。質問形式の入力が特徴。

マネーフォワード クラウド会計

銀行・クレカ連携に強く、自動仕訳が便利。中小企業に人気。

弥生会計シリーズ

会計の知識がある人向け。デスクトップ版も根強い人気。

多くの企業では、前任の経理担当者がログイン情報を管理していたり、税理士がアカウントを持っている場合があります。

まずはソフトの種類とログイン方法を確認しましょう。



記帳の超基本ステップ(freee・マネーフォワード共通)

【STEP1】銀行口座・クレジットカードを連携する

  • 会計ソフトと口座をつなげることで、自動で入出金明細を取得

  • ネットバンキングのID・パスワードが必要です(担当者不在でも再設定できることあり)


【STEP2】取り込んだ明細に“用途”をつける

  • たとえば以下のように分類します

    • 売上入金 →「売上」

    • 郵便局での支払 →「通信費」

    • コンビニで買った備品 →「消耗品費」

  • 「よくわからないもの」は“仮払金”や“未分類”でもOK 

    →あとから経理代行や税理士が修正できます


【STEP3】レシート・領収書を添付できればベター

  • スマホで撮影 → アップロードするだけでOK(freeeやマネフォは対応)

  • とにかく証拠を「残しておく」ことが大切です



「完璧じゃなくていい」が大前提

ここでお伝えしたいのは、最初から完璧な経理を目指さなくていいということ。

社長が自ら記帳を行うのは、あくまで急場をしのぐための“一時対応”です。


あとから経理代行や税理士に引き継ぐときに、

「最低限のデータと履歴が残っているかどうか」が、スムーズな復旧の鍵になります。



✅ ポイントまとめ

・銀行・カードを連携して明細を自動取得

・用途(勘定科目)を大まかに選ぶ

・迷ったら“仮”のままでOK、あとで直せる

・レシート・証憑類はスマホ撮影でも十分!


次のセクションでは、社長がずっと経理を続けることのリスクと、外注すべきタイミングについて解説します。


「そろそろ誰かに任せたい」と感じている方は、ぜひ読み進めてください。



4. 社長が経理を続けるのは限界がある|次の選択肢を考えよう

ここまでご紹介してきたように、社長自身が最低限の経理業務を一時的に代行することは可能です。


しかし──


経営判断、人材マネジメント、営業活動、資金繰り…

社長には本来やるべき「社長にしかできない仕事」が山ほどあります。


いつまでも経理を兼務し続けるのは、事業の成長を止めてしまう大きなリスクです。

ここからは、社長が経理の負担から解放されるために検討すべき選択肢を整理してみましょう。


❌選択肢1:経理担当を新しく採用する

もちろん王道の解決策ではありますが、現実はなかなか厳しいのが実情です。

  • 求人を出しても応募が来ない

  • 面接・選考・教育に時間がかかる

  • 経理経験者は給与水準も高め

  • 採用してもすぐ辞めてしまうことも…


「採用できたとしても実務が安定するのは半年後」というケースも珍しくありません。急ぎの対応には向かない選択肢です。



❌選択肢2:税理士にお願いする

すでに顧問税理士がいる場合、記帳や支払い業務などもお願いできるのでは?と考える方も多いと思います。

ただし、ここには注意点があります。

  • 税理士はあくまで申告・決算・節税の専門家

  • 日々の経理実務(請求・振込・記帳など)は対応範囲外なことが多い

  • 「帳簿がないと申告できません」と言われてしまうケースも…


「経理が不在の状態では、税理士に渡す“素材”すら作れない」という事態になりがちです。



✅選択肢3:経理代行にアウトソースする

そこで現実的な解決策として注目されているのが、経理代行サービスの活用です。

経理代行なら…

  • 急な経理担当者の退職にも即対応

  • クラウド会計の運用や記帳を丸ごとお任せ

  • 給与・請求書・支払いなど、日々の業務も対応

  • 人を雇うよりコストを抑えられる(月数万円〜)


つまり、「採用」や「税理士」では対応しきれない“実務の穴”を埋める手段として、最も即効性のある方法なのです。


💬 こんな方は今すぐ検討を!

・自分で記帳してみたが、続ける自信がない

・経理が1人辞めただけで会社が止まった

・もう経理に時間を取られたくない

・次に辞められたら困るという不安を抱えている


次のセクションでは、そんな経理代行の中でも「緊急対応に強い」と評判のharborsのサービスをご紹介します。



5. harborsの「経理代行ステーション」なら今すぐ相談OK

私たちharborsの「経理代行ステーション」は、経理が急に不在になった企業の“ピンチ”に対応してきた実績多数。会計ソフトの設定から、請求・支払い業務、記帳まで、丸ごとお任せいただけます。

  • 初回相談無料

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「自分で経理を回すのは、もう限界かも…」そう感じたら、まずは一度ご相談ください。


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