以前から、税務申告の処理や決算時などの処理を税理士事務所や会計事務所に依頼している企業はありました。しかし、現在では、その他の経理業務も外部委託する企業が増えています。なぜ、経理業務を自社で行わず、外注する企業が増えているのでしょうか。
今回は、経理の外部委託のメリットとデメリットについてご説明します。
経理業務の外部委託とは
経理の外部委託とは、経理に関連する業務を外部の業者に委託することです。経理業務の一部を外部委託する企業もあれば、全ての経理業務を外部委託するケースもあり、企業によって経理業務のどの程度の範囲を外注するかはまちまちです。では、早速、外部委託の対象となる業務をご紹介しましょう。
外部委託できる主な経理業務
外部委託ができる経理業務には、次のようなものがあります。
・データの作成や各種管理業務
支払いデータや振り込みデータの作成から売掛金の管理、資金繰り、キャッシュフローの管理なども外部委託することが可能です。
・記帳業務
請求書や領収書などを業者に渡せば、記帳から帳簿の作成までを代行してもらえます。
・給与や賞与の計算、年末調整
従業員の給与や賞与を計算する際には、勤怠情報を集計することに加え、社会保険料や所得税、住民税などの計算が必要になります。経理の知識に加え、労務関連の知識も必要になる業務ですが、従業員の給与や賞与の計算も外部委託することができます。
また、年末調整も外部委託が可能です。
・決算書の作成、確定申告書の作成
事業年度末に作成する年次決算書の作成や月々の経営状況が分かる月次決算書の作成も、外部委託することができます。また、税理士が在籍する代行業者に業務を委託する場合は税務申告書の作成も依頼することが可能です。
経理の外部委託によって得られるメリット
経理業務を外部に委託すると次のようなメリットを得られます。
経理担当者の採用の手間を軽減できる
どのような企業でも、経理部門の従業員数は決して多くはありません。中には、一人の経理担当者が全ての業務を担当しているケースもあるでしょう。経理スタッフが退職してしまった場合、経理の実務経験を持つ人の採用は非常に難しくなっています。経理担当者が退職してしまっても、すぐに適した人物を採用できるわけではなく、また採用したとしても教育に時間がかかるケースも少なくありません。しかし、経理業務を外部委託すれば、新たに経理担当者の採用活動をする必要も教育をする手間も不要となります。
コストを削減できる
経理業務を外部委託すれば、料金の支払いは必要になります。しかし、一人分の社員の給与や社会保険料の負担、通勤交通費の負担等を考えれば、そのコストははるかに小さな額になるはずです。
不足する経理人材の調整ができる
企業によっては、繁忙期と平常時の業務量のギャップが大きいケースもあります。繁忙シーズンに合わせた人材の採用を行うと、人件費が膨らんでしまいますが、繁忙シーズンだけ人材を雇用することは簡単ではありません。そのような場合に一部の経理業務を外注すると、人材不足による業務の停滞や経理スタッフの負担を軽減することができます。
経理スタッフをコア業務に専念させられる
経理には、幅広い業務が含まれます。記帳やデータの作成業務、売掛の管理などの業務を外部委託すれば、社員を会社の業績に直結する収益の分析や経営計画の策定などのコア業務に集中させることができます。
不正を防げる
一人の経理スタッフが資金管理をしている場合、業務がブラックボックス化してしまい、不正が行われていても気が付かなかったというケースが生じるリスクがあります。
しかし、外部委託をすればデータを不正に操ることは難しくなるため、社内の不祥事を防げるようになります。
正確な経理処理ができる
税制改正や社会保険料等の改正が頻繁に行われているため、経理担当者は常に新しい情報を入手し、正確にその内容を理解しなければなりません。しかし、経験の少ない人の場合は、改正内容を正しく把握するのが難しいケースもあります。
経理を外注すれば、専門家が業務を代行するため、法改正などがあってもミスなく、的確な処理が可能になります。
経理の外部委託で生じるデメリット
上にご紹介したように経理の外部委託にはさまざまなメリットがあります。しかし、経理業務の外注には、メリット同様にデメリットもあります。経理の外部委託をする際に生じるデメリットをご紹介します。
社内にノウハウが溜まらない
経理業務を外部委託すれば、経理スタッフの採用の手間がなくなり、人件費も抑えることができます。しかしながら、外部に業務を委託する分、社内には経理のノウハウが蓄積されません。経営計画の策定方法や収益分析などのノウハウを蓄積したい場合は、外部委託する経理業務と社内で行う業務を分けるなどの工夫をすると良いでしょう。
情報漏洩のリスクが生じる
経理は、会社の経営や財務状況にも関連するデータを扱う業務です。そのため、経理の業務を外部委託すると、情報が漏洩するリスクが生じます。経理の業務委託をする際には、委託先業者の情報管理の体制を確認し、信頼できる業者を選ぶことが大切です。また、契約を結ぶ際には、機密保持についての内容が含まれているかも確認するようにしましょう。
品川・横浜経理代行ステーションならではの安心
品川・横浜経理代行ステーションは、さまざまな企業様からご依頼を受け、経理業務を代行しています。弊社では、上に挙げたような外部委託のデメリットを補うため、経理業務のフローを契約するお客さまに開示しています。業務フローの開示により自社内でのノウハウも蓄積できるようになり、同時に弊社の作業も確認していただけるようになります。
また、経理代行ではお客さまの大切な情報をお預かりします。弊社では、従業員全員がお客さまの重要な情報をお預かりしているという認識の下で業務を遂行するため、機密情報保持に関する教育を徹底し、重要情報やパスワード等の管理も厳重に行っていますのでご安心ください。
まとめ
経理の外部委託には、経理スタッフの採用難の問題の解消や人件費の削減、不正の防止などさまざまなメリットがあります。しかし、業務を外注することで社内に経理のノウハウが残りにくいといった課題も生じます。
品川・横浜経理代行ステーションでは、このような問題を解消するため、業務フローを開示し、徹底した情報管理を行っています。また、弊社では、お客さまがこれまで培ってきた経理のフローを大きく変更することなく、現状をお伺いした上で最適な外部委託体制の構築を提案させていただいています。
経理業務の外部委託を検討される場合は、ぜひ弊社の無料相談をご利用ください。