記帳業務は、日々の取引内容や資産の状況を総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿に入力する事務業務です。勘定科目ごとに分けて金額を記入したり、貸方と借方に分けて記入しなければならなかったりと、記帳には経理の知識が必要になります。中小企業の場合は、社内に経理担当者を置いていないケースもあり、そのような場合は経営者やほかの業務を担当している従業員が記帳を行っているでしょう。本業が忙しければ、記帳にかかる時間は負担となり、つい後回しになってしまうことも少なくないはずです。記帳代行はこのような企業の悩みを解決するサービスです。
今回は、経理事務の負担を軽くする記帳代行の概要とメリットについてご説明します。
記帳代行とは
記帳代行とは、経理業務のアウトソーシングの一つで、帳簿の作成業務を代行するサービスです。今は、手書きではなく、パソコンで帳簿を作成しているケースがほとんどでしょう。記帳代行サービスでは、会計ソフトへの入力から必要帳簿の作成までを代行します。
現在、すべての事業者の帳簿の記帳は、会計に関する帳簿類を10年間保存しなければならないことが会社法によって定められています。しかし、以前は事業所得などの合計が年間300万円以下の白色申告者の場合の記帳は義務付けられていませんでした。平成26年にすべての事業者に帳簿の記帳と帳簿類の保存が義務付けられたことをきっかけに、今では経理業務の負担を軽くする記帳代行サービスを利用する事業者が増えています。
記帳代行サービスを利用するメリット
記帳代行サービスの利用には次のようなメリットがあります。
記帳業務にかかる手間や時間を軽減できる
経理知識のない人が記帳をするには、手間も時間もかかります。特に、経理専任者のいない事業者では経営者や従業員が本業の傍らで記帳をしなければならないケースもあり、忙しい時期などはなかなか毎日記帳をする時間を確保できない場合も多いでしょう。記帳代行サービスを利用すると、必要書類を代行業者に渡すだけで入力から帳簿作成までを代行してくれます。そのため、記帳代行サービスを利用すると、これまで事務業務にかかっていた負担を大幅に軽減できます。
経理担当者を雇う必要がないため、経費の削減ができる
記帳代行サービスを利用すれば、会社の経理事務を代行してもらえるため、新たに経理担当者を雇う必要がありません。経理担当者を雇用する場合には給料のほかに、通勤交通費や社会保険料などの負担も必要になります。しかし、記帳代行サービスの場合は、利用料の負担だけで経理事務を代行してもらえるため、大幅に経費を削減できるでしょう。
記帳ミスを減らせる
記帳代行業者は、経理知識の豊富な専門家であり、正確に記帳を行うことができます。記帳内容にミスがあれば税務申告の際に帳簿と領収書、請求書などをすべて付け合わせて確認しなければならないケースも出てきます。しかし、プロである記帳代行業者に記帳を依頼すれば、正確な帳簿の作成ができるようになるでしょう。
記帳代行サービスを利用するデメリット
記帳代行サービスの利用にはさまざまなメリットがあるものの、デメリットもあります。記帳代行サービスのデメリットは次のようなものです。
利用料金の負担が必要になる
記帳代行サービスを利用する際には、利用料金が発生します。ただし、経理担当者を採用する場合に比べるとその金額はずっと低額になるはずです。
また、代行業者によって料金の設定はさまざまであるため、記帳代行サービスを利用する際には料金をしっかりと確認しておきましょう。
自社に経理事務のノウハウが残らない
記帳代行は、外部に帳簿作成業務を委託するものです。したがって、経営者や従業員の経理事務の負担は軽減できますが、社内には経理事務のノウハウは蓄積されません。人件費はかかっても、自社内で記帳業務のノウハウを蓄積したいと考える場合には記帳代行サービスの利用は不向きだと言えます。
タイムラグによって経営状況が把握しにくい
記帳代行を依頼する場合は、書類を業者に渡し、それから業者がデータを入力して帳簿を作成します。そのため、どうしても帳簿作成までに時間がかかり、リアルタイムに業績を把握することは難しく、経営状況が把握しにくくなるというデメリットがあります。
記帳代行サービスを利用する際には、このような問題を避けるため、こまめにコミュニケーションをとりやすい業者を選ぶようにしましょう。
記帳代行業者を選ぶ際の注意点
記帳代行サービスは、さまざまな業者が提供しています。記帳代行を依頼する際には、自社の経営状況が分かるデータを渡すことになるため、慎重に業者を選ぶことが大切です。記帳代行業者を選ぶ際の注意点をご紹介しましょう。
信頼できる業者であるか
記帳代行業者には請求書や領収書など、会社の重要な情報を渡すことになります。企業の内部情報が外部に流出することがないよう、これまでの記帳代行の実績などを確認し、安心して記帳を任せられる業者を選ぶようにしましょう。また、契約時には契約書の中に機密保持に関する内容が含まれているかという点も忘れずに確認することが大切です。
税理士が在籍する業者であるか
税務申告書の作成業務は、税理士のみが行えるものです。記帳代行だけといった日常の経理事務でなく、その後の税務申告業務まで依頼する可能性がある場合は、税理士が在籍する業者に記帳代行を依頼した方が良いでしょう。
まとめ
記帳代行サービスの利用には、日々の経理事務の負担を軽減でき、正確で確実な帳簿の作成ができるなど、さまざまなメリットがあります。しかし、業者の選択を誤ると、重要な企業情報が流出してしまったり、帳簿は作成できても税務申告業務までは依頼できなかったりといったリスクが生じます。
品川・横浜経理代行ステーションは、株式会社harbors・アテンド会計事務所が運営する記帳代行サービスです。弊社は税理士事務所を母体としているため、記帳代行だけでなく、税務申告をはじめとしたさまざまな経理関連業務のご相談を承っています。
日々の記帳業務に負担を感じているようであれば、どうぞお気軽に無料相談をご利用ください。弊社が提供する記帳代行サービスの内容について分かりやすくご説明させていただきます。