いつも大変お世話になっております。
経理代行ステーションを運営するハーバーズの藤井です。
今日は「売上請求管理の自動化」についてお話させて頂きます。
売上請求管理の自動化を阻む4つの課題
昨今、会計処理や給与計算などいろいろな業務をクラウド化して自動化する動きが活発になっています。
その中で、お客様から売上請求書の作成をSaaS系のクラウドサービスで作成しているが、そのサービスは自動化だから楽だと謳っているが、実際は手作業の部分も多いという声をいただきました。
自動化という言葉はすごくカンタンそうに思わせてくれますが、世の中そんなに甘くはありません、、、
課題としては４点ありました。
課題①請求時のスポット発生
まず請求時のスポット発生です。
売上の請求書を定期的に自動発行するのは確かに自動化ですが、スポット的な発生はもちろんクラウドが勝手に入力してくれることはありません。
課題②請求書の送付
２つ目は請求書の送付です。
確かにクラウドサービスではメール送付が簡単ではありますが、お客様から郵送の希望が多いということです。
課題③口座振替の登録案内
３つ目は口座振替の最初の登録案内です。
当然ですが、口座振替をするにはお客様の口座を登録しなければなりません。こちらは自動化なんてことはできません。
課題④入金管理
４つ目は入金管理です。
お客様はほとんど口座振替ですので入金漏れは少ないですが、少数の預金振込みいただくお客様をクラウドサービスで入金管理できるものの、振込手数料を引かれたり相殺があったりと微調整部分はどうしても自動化できません。
毎月すべてゼロから作るよりははるかに楽なのは確かなのですが、「自動化」という魔法の言葉によってすべて手放しでやってくれると思ってしまうのだと思います。
でも気持ちはすごく分かります(T_T)
経理の自動化に必要な考え方とは
まずは自動化の考え方を担当者にお伝えしました。
当然自分にしか分からないものは他の人はおろか機械も分からないですよね。
でもすべてをその担当者が行う必要はないし、その部分で一番詳しい人がやるのが会社としては一番効率がよく正確です。
結果、課題の部分を適材適所で振り分けたらどうかというご提案をしました。
売上のスポット発生については営業担当がエクセル等で管理し、日付や項目、金額等を記入していただき、請求時に再確認していただければあとはクラウドサービスにインポートできるような流れにしました。
そうすると担当者のやることはインポートのみです。
営業担当も今まで違うところで管理していたので会社内で管理を統一したのみで作業が増えたということではありません。
２つ目の請求書送付は徐々にですが、お客様に郵送からメール送付できないか営業担当から言っていただくようにしました。
営業担当のご負担は増えますが、確実に会社全体の効率化は進みます。
３つ目の口座振替の登録案内と４つ目の入金管理は完全自動化は難しいですね、、、
そこで、残りの売上スポット発生のインポートから請求書送付、口座振替・入金管理を弊社で管理することになりました。
ここまで効率化できればこれらの業務は会社に常駐しなくても進めることができ、弊社の料金も安くなります。
これで売上請求は完全に「自動化」ですね！
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