社内でも重要なポストである経理担当者が突然退職してしまったら、どのような点に注意するべきでしょうか。引継ぎの際のポイントなどについても知っておきたいところです。
ここでは、経理担当者が突然退職してしまった場合に困るポイントや引継ぎ方、新しい担当者へスムーズに繋ぐための対処法などについて解説しています。
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経理担当者が突然退職して困ること
会社の経理部門は重要なポストですが、担当者が突然退職してしまった場合、具体的にどのような困ることがあるのか、パッと思いつく人は意外と少ないのではないでしょうか。
経理担当者が突然辞めてしまった場合に、「困ることがパッと思いつかない」ことこそが、もっとも困るポイントであるともいえるのです。
経理担当者にしかできない業務が滞る
社内の経理業務は、経理担当者しか携わっていない業務が多いものです。特に振込や給与計算などのお金に関する処理は「経理担当以外に知っている人がいない」というケースもあるでしょう。
日々の記帳や書類のファイリングなど、多少遅れても後でまとめて処理できる業務や、他の人に任せられる業務であればそこまで支障がおきることはありません。
経理担当しか知らない業務があり、そのことを知っている担当者が辞めてしまった場合に、社内で気づかれることなく大切な業務が滞ってしまう可能性があるのです。
ログインデータやパスワードなどのセキュリティ管理も
経理担当者だけが知っている情報として、金融機関へのログインIDやパスワードといった、セキュリティに関するデータの管理も挙げられます。
経理担当が退職した後には、情報漏洩を防ぐためにログイン情報やパスワードを更新する必要があるでしょう。
この時に、どの情報を更新すればよいのか把握していないと更新漏れが起きたり、最悪の場合、経理担当しか情報を知らず、ログイン自体できなくなったりしてしまうケースも考えられます。
年に数回～1度だけの業務が多く、引継ぎに時間がかかる
経理担当が突然退職して困る点として大きなものに、年に1度や数回程度発生する業務が多いことも挙げられるでしょう。
決算処理や年末調整など、毎日発生しない割に重要度が高い業務はもちろん、総務経理の場合は社員の入社や退職に伴う処理も担当しなければなりません。
こうした業務は毎日発生しないため、引継いでも慣れるのに時間がかかり、安心して任せにくくなってしまうでしょう。
会計入力や経費精算など、一見簡単そうに見える業務であっても、簿記や会計の専門知識は必要となるため、誰にでも任せにくいものです。
そのうえ、ミスや間違いがあってはならない業務でもあるため、経理担当が突然退職した場合を想定したリスクヘッジが重要となるでしょう。
適切な後任の確保
経理責任者のような専門職の人材を見つけることは容易ではなく、特に会計や税法に精通した資格を持った人材は市場に少ないため、後任を見つけるのに時間とコストがかかることがあります。
監査対応の問題
監査時には、過去の取引の詳細や判断の背景を説明する必要がありますが、経理責任者が退職してしまうと、その情報が不足することで監査への対応が困難になることがあります。
経理責任者はしばしば規制や法律遵守を監督しています。この役職の空白があると、必要な規制の遵守が遅れるか、見逃されるリスクが高まり、罰金や法的な問題を招く可能性があります。
モラル低下
経理部門のリーダーが変わることで、部門内の不安やモラールの低下を招くことがあります。特に、退職が突然であった場合、残されたスタッフには大きな負担がかかることがあります。
意思決定の遅延
経理責任者は財務状況を理解し、その情報を基に戦略的な意思決定をサポートします。そのため、この役割が空白になると、重要な決定が遅れることがあります。
また、経理部門はしばしば予算の管理や資金配分の責任を持っています。経理責任者が不在になると、新しいプロジェクトの資金調達や予算の承認が停滞することがあります。
外部との関係構築の影響
経理責任者は銀行や投資家、その他の外部ステークホルダーとの関係を管理することもあります。そのため、このポジションの人材がいなくなると、これらの重要な関係が損なわれることがあります。
経理責任者が退職すると、その影響はただちには現れないかもしれませんが、時間が経つにつれて、これらの問題が組織全体に広がり、重要な業務に深刻な障害をもたらす可能性があります。そのため、早期に適切な対策を講じることが非常に重要です。
引継ぎを円滑に行うためのポイント
経理担当者が突然退職した場合の引き継ぎのポイントを以下の通りです。
業務内容の整理と文書化
経理担当者が行っていた全ての業務をリストアップし、詳細な手順書を作成します。日次、週次、月次、四半期、年次業務に分け、それぞれの具体的な手順と必要な書類を明記します。
重要な書類とデータの整理
財務報告書、請求書、納税申告書、契約書などの重要書類を整理し、後任者がアクセスできるようにします。電子データも同様に整理し、適切な場所に保管します。
口座情報とログイン情報の引き継ぎ
銀行口座、会計ソフト、その他の重要なシステムやツールのログイン情報を後任者に引き継ぎます。セキュリティのため、パスワードの変更も検討します。
取引先との連絡先情報の共有：
主要な取引先、顧客、ベンダーの連絡先情報を整理し、後任者に引き継ぎます。取引先には担当者変更の連絡を行い、スムーズなコミュニケーションを確保します。
未処理の業務のリストアップ
現在進行中の業務や未処理のタスクをリストアップし、優先順位をつけて後任者に引き継ぎます。
システムの操作方法のトレーニング：
会計ソフトや財務管理システムの操作方法について、後任者へのトレーニングを実施します。必要に応じて、マニュアルを作成または更新します。
定期的な業務のスケジュール共有
月次、四半期、年次の決算や報告のスケジュールを共有し、それぞれの期限と必要な準備事項を明確にします。
FAQの作成
よくある質問やトラブルシューティングガイドを作成し、後任者が迅速に対応できるようにします。
経営陣や他の部門との調整
経営陣や他の関連部門と連携し、引き継ぎ内容を確認し、サポート体制を整えます。
引き継ぎ期間の確保
可能であれば、退職前に一定の引き継ぎ期間を設け、後任者が実際に業務を体験しながら学ぶ機会を提供します。
これらのポイントを押さえることで、経理担当者の退職による業務の中断や混乱を最小限に抑え、スムーズな引き継ぎを実現することができます。
経理担当の退職が決まった場合の引継ぎの注意点
経理担当の退職が決まり、新しい担当者へ引き継ぐ際には、以下のようなポイントに注意して進めるようにしましょう。
引継ぎ期間は極力長くもうける
突然退職が決まってしまった場合、物理的になかなか引継ぎ期間を長く取れないケースも多いですが、それでも極力長めの期間をもうけるように配慮したいものです。
新しい契約や変更など、イレギュラーな処理が多い場合は、特にしっかりと引継ぎ期間を取るようにしましょう。
短期間で引き継ぐ場合は経験者採用、マニュアル作成などの対策が必須
数ヵ月以上引継ぎ期間を作れればよいですが、法的には2週間前までに申し出があれば、退職を受け入れざるをえません。
採用に時間がかかる場合もあり、1週間以内で引き継がなければならないケースも珍しくありません。
経理経験者を採用条件とするのはもちろんのこと、マニュアルの作成など、退職までに必要な対策をできる限り取っておくことも大切です。
不安な場合は経理代行サービスを利用しよう
「経理担当の退職は決まっているのに、新しい求人に応募が来ない」「前任者の処理方法を引き継がせたくない」など、マニュアルや引継ぎ期間などで対応できない問題が発生する場合もあるでしょう。
こうした場合には、経理代行会社へ相談してみるのも1つの方法です。
経理担当が退職するリスクや不安が解消されるだけでなく、内容によっては、人件費を大幅に削減することもできるでしょう。
「経理担当はいるが手が回っていない」「退職される前にリスクを低減させたい」といった理由でも、経理代行サービスはおすすめです。
まとめ
経理担当が突然退職した場合、日々の会計処理や入出金、振り込みはもちろん、給与計算や決算処理、総務経理の場合は入社や退職に関する手続きなども引き継がなければなりません。
具体的にどのような業務を引き継ぐ必要があるかがよくわからない場合も多く、経理業務の引継ぎ自体が困難となってしまうケースもあるでしょう。
引継ぎ時にはできるだけ引継ぎ期間を長く設けたり、マニュアル作成や経験者の採用といった対策を取ることに加え、不安な場合は経理代行サービスなども検討するとよいでしょう。
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